15 jul. 2010

Diseño de una Base de datos confiable

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El inicio


Bueno este es el primer artículo de mi blog; y una de las razones por cual escogí este tema es porque creo que el diseño de una base de datos confiable es fundamental para cualquier buen desarrollo, y para lograr esto se necesita sustentar bases firmes desde sus raíces.


Al existir una organización de la información bien estructurada desde su razón de ser, nos ayudará a obtener una proyección más detallada de la misión que debe cumplir dicho desarrollo; pero antes de adentrarnos más en el tema, primero debemos de comprender lo importante que es almacenar información vital de las empresas en un base de datos confiables.


¿Que será un Base de datos?; la Real Academia Española define que una base de datos es un “conjunto de datos organizado de tal modo que permita obtener con rapidez diversos tipos de información”, y ¿que será “información”?; la Real Academia dice: “ es la comunicación o adquisición de conocimientos”; ¿conocimientos?..., creo que había escuchado esa palabra antes, mm… si ya me acorde, esa palabra es muy popular en academias y universidades de todo el mundo, que cobran una significativa cantidad de dinero por transferir solo conocimiento, y muchas personas de todo el mundo están dispuestos a pagar ese dinero solo por obtenerlo.


Imagínense a una estudiante ejemplar que se titulo con excelencia académica de la Universidad y se graduó con honores, el tiene 24 años y prácticamente toda su vida a estudiado, imagínense que su memoria es la base de datos de su conocimiento, en donde se almacena toda la información que estuvo adquiriendo prácticamente desde toda su infancia, el pago o más bien sus padres, sumas extraorbitantes para sus estudios, pero ¿por que la gente paga por estudios?, algunos dicen para llegar a ser algo en la vida, otros dicen simplemente para buscar chamba, y otros dicen para ser más competitivos.


Y para ¿que adquirimos conocimientos?, pues para generar más y nuevos conocimientos, que se resumen en técnicas y metodologías que nos ayudan a transformar nuestro entorno material, espiritual y social; Y la gente paga mucho por ello, la gente paga por satisfacer sus necesidad, que ellos por si mismos no pueden satisfacerlas, por simple falta de conocimiento.


Entonces qué pasaría si el estudiante graduado con honores tiene una entrevista en una empresa prestigiosa, donde está compitiendo el puesto con otro joven; pero este joven no pudo terminar sus estudios, ¿a quien creen que la empresa le daría el puesto?, ¡recuerden!, las empresas pagan por conocimientos que les ayudan a satisfacer sus necesidades.


Regresando a las Bases de datos confiables, ¿Que pasaría? si dos empresas están compitiendo por una buena oportunidad de negocio, la primera, es algo desorganizada, no guarda información histórica de sus procesos productivos, ni financieros, simplemente vive al día, el costo de su producto es simplemente un veredicto de la gerencia.

Por otra parte la segunda empresa, guarda información vital en bases de datos donde se encuentra historial de sus procesos productivos y financieros, ellos saben perfectamente el costo de sus productos, y desarrollan constantemente proyectos de reducción de costos para mejorar sus precios.


A la hora de dar el precio de su producto al cliente, la empresa que no guarda información histórica de sus procesos, se le ocurre dar un precio de su producto muy por debajo de la competencia.


Obviamente el cliente analiza sus necesidades y se inclina por el precio mas bajo. Aparentemente la empresa desorganizada fue la mejor, pero no es así, esta empresa en un futuro próximo experimentará conflictos con sus costos operativos, el flujo de efectivo experimentará un retroceso en su retorno, su costos totales estarán por debajo de su punto de equilibrio, la empresa con el afán de reducir costos, lo primero que se le ocurre es reducir el número de sus recursos humanos, pero esa estrategia no genera alguna mejora, no saben por dónde empezar, y no saben cuál es la falla, ellos no cuentan con algún historial, y por ello no pueden con certeza saber dónde empezar a reducir costes.


La empresa discierne su error expresándole al cliente que no puede con el compromiso y opta por abortar su convenio.


Cada año de 100,000 solicitudes de creación de nuevas empresas, solo sobrevive el 20%, y de ese 20% la mayoría cierra sus puertas en el transcurso de un lustro.


Este fenómeno se debe a la causa de la escases de cultura empresarial aquí en México, que se resume en no tener una estrategia concreta basada en metas y objetivos, y al no tener metas y objetivos es imposible tener una noción de que indicadores generar para dar seguimientos a dichos objetivos y medir el avance de los mismos, y si no hay indicadores específicos es imposible generar una base de datos confiable que satisfaga las necesidades de nuestras metas y objetivos.


Como diseñar una base de datos.


Antes de empezar a diseñar una base de datos confiable, lo primero que debemos de hacer es saber que necesidades satisfará dicha base de datos, que soluciones ofrecerá la base de datos. Para eso debemos saber el objetivo que tiene como meta la empresa y que indicadores necesita medir para conocer y controlar el estado actual de sus objetivos, para ello recitaré un ejemplo con el fin de que queda claro este concepto.

La empresa “LETRAS” es una empresa prestigiosa que factura millones de pesos al año, se dedica a la manufactura de símbolos y figuras que representa gráficamente los sonidos o fonemas de un lenguaje.


Pero en los pasados meses a tenido un retroceso en la venta de su producto estrella, al parecer dicho producto está teniendo problemas en la calidad de su fabricación y eso a dio pie a que no se cumplan las metas de producción semanal establecidas. La empresa “LETRAS” Al ver este acontecimiento funesto, se dio la tarea de crearse una meta para mejorar la calidad de su producto estrella y recuperar el prestigio como marca líder en la manufactura de símbolos y letras.
La meta establecida fue “incrementar la producción de su producto estrella en un 10% en 5 meses”.


Al ver la meta y objetivo que impuso gerencia, el equipo de mejora continua tomo manos a la obra para lograr esa meta antes de 5 meses.


Lo primero que se realizo fue generar una junta para planear el alcance de la meta establecida por gerencia, en dicha junta llegaron a varios acuerdos unos de ellos fue como monitorear la producción de productos con la calidad y decidieron desarrollar bases de datos para monitorear las mejoras productivas; las cuales fueron las siguientes:


  1. Generar una base de para dar seguimiento del estatus de la producción.
  2. Generar una base de datos para dar seguimiento a los defectos de dicho producto.
  3. Generar una base de datos para visualizar el estado de la línea de producción.


Esos fueron algunos acuerdos a los que llegaron, pero como estamos hablando de cómo diseñar una base de datos confiable, hablaremos del diseño de la misma. Qué les parece si seleccionamos la “base de datos de producción”.


Antes de continuar primero veremos la estructura de la que está compuesta una base de datos.


Para que una base de datos sea reconocida como tal, debe de cumplir con las siguientes necesidades.



  1. Guardar información.
  2. Recuperar información mediante una consulta datos.
  3. Ver o introducir datos mediante un formulario.
  4. Visualizar o imprimir datos mediante un informe.


La estructura de una base de datos es la siguiente:


  1. Campo.
  2. Encabezado.
  3. Cuerpo.
  4. Información.


Campo:


El campo es un parte de información de la cual está compuesta una base de datos; cada campo está directamente relacionado con los campos adyacentes de la base de datos.


Un campo en si no proporciona información legible, pero el conjunto de campos relacionados entre si, encabezan un cumulo de información importante para los fines por el cual fue creada dicha base de datos.


Encabezado:


El encabezado simplemente es el nombre por el cual fue bautizado el campo. Es importante escribir un nombre que describa en lo posible y con el mínimo de texto requerido la información que lleva dicho campo; pues nos ayudaría a saber qué tipo de información estamos tratando.


Cuerpo:


El cuerpo, es la estructura visual que está compuesta de uno o varios campos, en este mismo se guarda información que esta descrito por el encabezado, como puede ser fechas, descripciones, cantidades, etc...


Información:


Tal vez esta es la parte mas importante de una base de datos, pues con la información se puede generar reportes, gráficos, filtros, transformación de información. etc., que modifican el modo de interpretar los datos guardados; y con eso se puede tener una visión clara del estatus del objetivo que se está monitoreando.


Existen algunas reglas que se tiene que seguir al pie de la letra cuando se guarda información en una base de datos.


  1. No mezclar texto y números en un mismo campo.
  2. No mezclar información diferente de la cual está diseñado cada campo.
  3. No repetir información en la base de datos.
  4. No guardar información no necesaria para los fines por el cual se diseño la base de datos.
  5. Eliminar, o no guardar información basura (caracteres raros sin razón de ser).


Ya aclarados previamente estos conceptos, podemos proseguir con la incógnita que tienen nuestros ingenieros de mejora continua.


Para diseñar la base de datos de producción primero debemos contestarnos las siguientes preguntas.


  1. ¿Qué vamos a monitorear con la base de datos?
  2. ¿Qué unidades de medidas se utilizarán para interpretar el indicador (pzs, mtrs, %,$, etc.)?
  3. ¿La información sufrirá alguna transformación para ser monitoreada?
  4. ¿Se utilizarán subgrupos para el monitoreo?
  5. ¿Con que frecuencia se guardará la información?
  6. ¿Qué tipo de gráfico se utilizará para la interpretación del indicador?


De acuerdo a las previas preguntas las respuestas son las siguientes:


  1. Se deberá monitorear la producción por semana de la línea producto estrella.
  2. Las unidades de medida son las siguientes, producción diaria de piezas producidas x semana y porcentaje de producción real vs. Meta diario por semana.
  3. para sacar el promedio diario de pieza por semana, se deberá promediar el número de piezas producidas semanalmente entre 7 y para el porcentaje, se dividirá el promedio diario de piezas por semana entre la meta diaria.
  4. Se interesa monitorear por tipo de producto, por lote y por turno de trabajo.
  5. La información se guardará cada hora.
  6. Se utilizara una grafico de tendencia.


Después de haber contestado las preguntas, podemos saber con seguridad el numero de campos y el tipo de cada uno, que satisfará el indicador que queremos medir.


La base de datos quedaría de la siguiente forma:




Fecha: Con el campo fecha será posible monitorear la tendencia del indicador de producción por hora de manera semanal y diaria.


Hora: Con la hora podemos tener un control de la hora en que se guardo el último registro cada hora de producción.


Turno: Con el campo turno podemos realizar un monitoreo de la producción por Turno.


Lote: Con el campo turno podemos realizar un monitoreo de la producción por Lote.


Producto: Con el campo turno podemos realizar un monitoreo de la producción por producto.


Descripción: El campo descripción solo se propuso para saber con que tipo de producto estamos tratando, el campo descripción al parecer no nos aporta algún dato importante para desarrollar nuestro indicador y se puedo juzgar como si fuera un campo no necesario para los fines por la que fue echa nuestra base de datos, pero en estos casos es importante incluir algún campo que nos pueda ayudar a definir la información con la que estamos tratando; si es necesario incluir un campo de descripción para el turno, o el lote que nos pueda facilitar a definir los lotes se puede incluir, y eso se deja a criterio del diseñador de la base de datos.


Producción x Hr: Este campo es de suma importancia, pues es el campo por el cual se diseño dicha base de datos; con este campo podremos transformar la información en los indicadores que Gerencia necesita (producción diaria de piezas producidas x semana, porcentaje de producción real vs. Meta diario por semana).


Y con la base de datos, no será posible crear un reporte detallado del estatus de nuestros indicadores, junto con el gráfico requerido que en este caso es el gráfico de tendencia.


En el siguiente articulo se hablara del tema de seguridad de información en base de datos, ¿Cómo podemos asegurar que la información capturada es realmente confiable?.